Реестр владельцев ценных бумаг представляет собой список зарегистрированных владельцев с указанием количества, номинальной стоимости, категории принадлежащих им именных ценных бумаг, составленный на определенную дату и позволяющий идентифицировать этих владельцев. Реестр необходим эмитенту в первую очередь для выполнения обязательств перед держателями ценных бумаг. Согласно реестру эмитент выплачивает дивиленды, рассылает приглашения на собрания акционеров и т.д. Кроме ведения реестра, среди обязанностей регистратора, которые определяет руководство акционерного общества в зависимости от его особенностей, можно выделить ряд основных:
хранить информацию об акционерном обществе (о размере его уставного капитала, количестве, номинальной стоимости и категории выпущенных и объявленных акциях и т.д.);
иметь информацию о владельцах ценных бумаг и номинальных держателях;
собирать информацию о ценных бумагах каждого их владельца;
вести учет движения ценных бумаг общества путем внесения изменений в систему ведения реестра;
выдавать свидетельства, подтверждающие права собственности акционеров на принадлежащие им ценные бумаги;
содействовать проведению общего собрания акционеров; участвовать в подготовке выплаты дивидендов.
Одна из относительно новых обязанностей регистратора - контроль за крупными сделками, оповещение руководства о лицах, которые по статусу являются аффилированными данному обществу.
Регистратор оформляет блокировку ценных бумаг, связанную с арестом, залогом или другими операциями. При смене владельца регистратор должен выписать сертификат на имя нового владельца и при этом убедиться, что сданный ему для переоформления сертификат действительно принадлежит тому, кто его сдал, а не украден и не находится в розыске.
Регистратор, как правило, является агентом эмитента по выполнению корпоративных действий в отношении ценных бумаг, таких, как сплит, консолидация, конвертация и др.
Через регистратора эмитент вправе передавать сообщения своим инвесторам.
Если регистратор образован на базе банковской структуры, он может выполнять роль платежного агента эмитекга.
Ведение реестра акционеров может осуществляться как на бумажных носителях, так и в виде электронной записи. Однако любая форма должна обеспечивать выполнение требований, предъявляемых Положением о деятельности по ведению и хранению реестра.
При этом бумажная форма предпочтительна лишь при небольшом количестве акционеров и отсутствии активного движения ценных бумаг. В этом случае совокупность лицевых счетов принимает вид картотеки, которая хранится в виде отдельных папок, содержит данные о каждом акционере. Структура лицевого счета предельно упрощается - сохраняются только информационная часть и сведения об остатке ценных бумаг. Бумажный реестр общество может вести и в том случае, когда происходят реальные сделки, появляются новые собственники, а другие перестают быть таковыми. Однако если количество сделок возрастает до нескольких десятков тысяч, то возрастает количество трудоемких операций. Следовательно, возрастает и вероятность появления ошибки во внесенной информации.